كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية هي خطوات مدروسة يجب اتباعها حتى يكون التقرير دقيقًا وهادفًا. قد يرى البعض أن الأمر معقد، لكن التدريب لا يجعل أي شيء صعبًا. مع القليل من الممارسة في كتابة التقرير ستصبح محترفاً فيه، وفي موقع ملتزم سنتعرف على الطريقة. الطريقة الصحيحة لكتابة التقرير بكل تفاصيله.
كيف أكتب تقريرا بشكل احترافي؟
قد تظن أنه بمجرد الانتهاء من الدراسة، ستنتهي من عبء كتابة موضوعات المقالات. في الواقع، لن تكتب موضوعات مقالية بعد الآن، لكن قد تحتاج إلى نوع أكثر تعمقًا من الكتابة، مثل كتابة المقالات والتقارير وما إلى ذلك.
في البداية، لنفترض أن التقرير هو مستند يحتوي على بعض المعلومات المباشرة والموجزة. غالبًا ما يكون الغرض منه هو تحليل موقف معين، بالإضافة إلى تقديم بعض التوصيات التي ستساعد في اتخاذ القرارات.
يحتوي التقرير على بضعة أقسام وصفحات مرقمة ترشد القارئ إلى معلومات محددة بطريقة منظمة. ستجد أدناه كل ما يساعدك على كتابة التقرير بسهولة ووضوح.
خطوات كتابة التقرير
ومن الجدير بالذكر أن كتابة التقارير تتطلب من الشخص أن يتمتع بمهارات تواصل جيدة جدًا وأن زيادة عدد التقارير التي تكتبها سيجعلك أكثر احترافًا وقدرة على اتخاذ الإجراءات اللازمة. فيما يلي بعض الخطوات التي يجب اتخاذها لكتابة تقرير احترافي:
1- تحديد الفئة المراد إرسال التقرير إليها
أولاً، عليك تحديد الجمهور المستهدف لتقريرك. يعد هذا مفيدًا جدًا في تحديد تنسيق النص والنمط الذي تريد استخدامه عند إنشائه.
2- قم بتحديد المعلومات التي تريد كتابتها
بعد تحديد الجمهور المستهدف لهذا التقرير، يتعين عليك تحديد المعلومات التي تريد أن يحتوي عليها التقرير والغرض من تقريرك.
يتعين عليك اختيار المعلومات التي يسهل نقلها إلى القراء، بالإضافة إلى المعلومات التي تشكل جوهر ما تريد قوله. على سبيل المثال، إذا كنت تريد كتابة تقرير عن خدمة العملاء، فيجب أن يحتوي التقرير على معلومات حول أهداف خدمة العملاء والتحديات التي يواجهها فريق خدمة العملاء. عملاء.
3- هيكلة التقرير
من الضروري أن يكون التقرير منظمًا بحيث يسهل قراءته. يمكنك استخدام هذه المكونات لتحديد بنية التقرير:
- صفحة عنوان الكتاب.
- ثم يلي ذلك الملخص التنفيذي الذي يحتوي على وصف لمحتويات التقرير.
- إذا كان التقرير يتكون من عدة صفحات، فيجب عليك إنشاء جدول محتويات.
- ثم تعرض المقدمة غرضها.
- ثم هناك فقرة رئيسية تحتوي على كافة المعلومات الواردة في التقرير.
- وأخيرا، يتم كتابة التوصيات أو الاستنتاجات اعتمادا على الغرض من التقرير.
4- استخدم لغة قصيرة
من أهم خطوات كتابة التقرير بشكل احترافي هو التأكد من أن اللغة التي تستخدمها في كتابته واضحة وموجزة. يجب التعبير عن النقاط بإيجاز قدر الإمكان ويجب الحرص على إبقاء الكتابة بسيطة مع ضمان أنها احترافية.
5- التدقيق والتحرير
الخطوة الأخيرة هي التحقق من اللغة والنحو قبل الإرسال لاكتشاف أي أخطاء إملائية أو نحوية.
بعد ذلك، يجب أن تترك التقرير يرتاح لمدة ساعة ثم تراجعه مرة أخرى. ستساعدك هذه الخطوة على اكتشاف أكبر عدد ممكن من الأخطاء التي ربما فاتتك في المرة الأخيرة.
مكونات التقرير
للتعرف على كيفية كتابة التقرير بطريقة احترافية وبعد معرفة الخطوات التي يجب اتباعها عند كتابة التقرير، عليك معرفة المكونات الموجودة فيه وكيف يجب أن يكون كل مكون من خلال الاطلاع على فقرات العرض التالية:
1- مقدمة التقرير
ويعتبر الجزء المتعلق بالمقدمة من أهم ما يقدم للقارئ في التقرير. وتكمن أهمية المقدمة في أنها ترشد القارئ إلى هدف التقرير. لكتابة مقدمة احترافية عليك القيام بما يلي:
- اعرف ملخصك: من الضروري أن يحتوي التقرير على ملخص واضح لما تريد تقديمه. تأكد من توضيح ما تريد من القارئ أن يفعله بعد قراءة هذه الوثيقة، سواء كان اتخاذ قرار محدد أو الموافقة على توصية.
- عند الكتابة، ضع الملخص التنفيذي في الاعتبار: فكر دائمًا في الملخص التنفيذي للتقرير ولا تغفل عما تريد كتابته ولمن.
2- خاتمة التقرير
الخاتمة هي الجزء الأخير والأهم من التقرير بأكمله ولا يمكنك الانتهاء منه دون كتابة هذه الخاتمة لأنها تحتوي على ما يريد القارئ القيام به وهذا ما يسمى دعوة للعمل.
يمكن أن يحتوي هذا الاستنتاج على استنتاج أو إجراء أو توصية محددة بعد أن يتلقى القارئ جميع المعلومات التي تريد إخباره بها.
3- عناصر التقرير
لتتعلم كيفية كتابة تقرير بشكل احترافي عليك أن تبدأه بمخطط تفصيلي وفي كل عنصر من عناصر هذا المخطط اكتب جملة تصف ما ستشرحه فيه، وفيما يلي سنتعرف على كل قسم من أقسام التقرير :
- العنوان: يجب أن يكون عنوان التقرير واضحا ويعبر بوضوح عما تريد قوله. عليك أن تضع في اعتبارك أنك لا تكتب رواية، حيث يمكنك إدراج عنوان فرعي إذا لزم الأمر. تحتاج أيضًا إلى التأكد من أن حجم خط العنوان أكبر من حجم الخط الذي تكتبه. التقرير نفسه.
أما بالنسبة للتصميم فيجب أن يكون على صفحة مخصصة تكون جذابة ويجب أن يكون هناك تسلسل هرمي يصف شكل ومظهر العنوان.
- جدول المحتويات: من الضروري ترك صفحة فارغة حتى تنتهي من كتابة التقرير حتى تتمكن من شرح المحتويات إذا كنت لا تعرف أرقام الصفحات.
- الملخص: يفضل إنشاء ملخص أو ملخص تنفيذي تقوم بكتابته بعد الانتهاء من كتابة التقرير. قد ترغب في إنشاء هذا الملخص في البداية لتسهيل مواصلة الكتابة، وسيكون بمثابة مرجع يساعدك في معرفة ما حققته في العمل.
يمثل الملخص ترويجًا للتقرير بأكمله، ويجب أن يحتوي على غرض الرسالة وجزء من القرار.
- المقدمة: في هذا الجزء عليك أن تذكر الغرض الذي تكتب التقرير من أجله. يجب أن تكون المقدمة من فقرة واحدة إلى صفحة كاملة.
- المحتوى: هذا الجزء هو المكان الذي تتم فيه كتابة جميع المعلومات التي تريد نقلها إلى القارئ، باستخدام النقاط بانتظام لتسهيل قراءتها على الجمهور.
- التوصيات: هذا هو المكان الذي تحتاج فيه إلى صياغة بعض التوصيات كمجموعة من الإجراءات أو الأهداف القابلة للتنفيذ. هذا القسم مهم جداً إذا كان التقرير خاص بالشركات والشركات بشكل عام ولكنه غير فعال للطلاب.
- المرفقات: في النهاية يجب أن تذكر المراجع التي استخدمتها أثناء كتابة تقريرك كما يتضمن فيه الروابط المتعلقة بالموضوع.
أنواع التقارير
إذا كنت تريد أن تعرف كيفية كتابة تقرير بشكل احترافي، عليك أن تعرف أن هناك أكثر من نوع من التقارير. تعرف على المزيد حول كل نوع أدناه:
- التقارير السنوية: هي التقارير التي تشرح أداء الشركة كل عام.
- التقارير الأسبوعية: المفتاح هو تقديم مقترحات مختلفة كل أسبوع، غالبًا ما تكون صفحة واحدة طويلة.
- تقارير المشروع: تسمح هذه التقارير للفريق بإجراء فحص شامل لحالة المشاريع التي يقومون بتنفيذها بالإضافة إلى الجدول الزمني الذي يتقدم فيه المشروع.
- تقارير المبيعات: يتيح هذا النوع لفريق المبيعات الاطلاع بشكل مستمر على هوامش الربح وزياداته ويساعد في اتخاذ القرار بتغيير خطة العمل أو إبقائها كما هي.
- تقرير البحث: يحتوي على النتائج العلمية التي توصل إليها الباحث من خلال دراسته.
- التقرير الأكاديمي: غالباً ما يتم إعداد هذا التقرير فيما يتعلق بالدراسات العليا.
إن كتابة التقرير من الأمور التي لا يمكن القيام بها دون مراعاة القواعد وطريقة التنظيم، حيث أن التقرير يحتوي على بعض الأساسيات التي يجب الاعتماد عليها للحصول على تقرير موجز ومهني يحتوي على معلومات مهمة ومفيدة.
